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KI-Sprachassistenten für Unternehmen11 Min. Lesezeit

KI-Telefonassistent: Kosten, Anbieter, Einsatz in Arztpraxis und Handwerk

Ein KI-Telefonassistent nimmt Anrufe an, erfasst das Anliegen, bucht Termine oder stellt zu Ihnen durch. Dieser Ratgeber zeigt, was er laut sieben öffentlichen Preisseiten kostet (gelesen am 21.10.2026), worauf Arztpraxen und Handwerksbetriebe achten sollten und was Datenschutz und KI-Verordnung verlangen.

Eine Patientin und eine Mitarbeiterin am Empfangstresen einer hellen Arztpraxis

Foto: Pavel Danilyuk · Pexels

Das Telefon klingelt, während die Praxis voll ist oder der Dachdecker auf dem Gerüst steht. Ein KI-Telefonassistent soll dann abnehmen, das Anliegen im Gespräch klären und, wenn es passt, einen Termin eintragen oder zu Ihnen durchstellen.

Was er kostet und ob er passt, hängt an Details, die auf Preisseiten selten zusammenstehen: Abrechnungseinheit, netto oder brutto, Bindung, Anbindung an Kalender und Praxissoftware. Dieser Ratgeber beruht auf öffentlichen Seiten der Anbieter, gelesen am 21.10.2026, nicht auf eigenen Tests.

Was ein KI-Telefonassistent tut

Laut den Anbieterseiten nimmt er Anrufe rund um die Uhr an, erfasst das Anliegen, beantwortet Fragen zu Öffnungszeiten oder Leistungen, bucht Termine im angebundenen Kalender oder Praxisverwaltungssystem, stellt bei Bedarf zu einem Menschen durch und schickt danach eine Zusammenfassung (sipgate, Dr.wait, Agentino). Ähnliche Angebote heißen auch KI-Sekretär oder KI-Anrufbeantworter (fonio, sipgate, RufLab); einen Standard für die Begriffe kennen wir nicht. Wie die Technik funktioniert, erklärt der Leitfaden Was ist ein Voicebot?.

Abgrenzung zu bekannten Lösungen:

  • Anrufbeantworter: nimmt eine Nachricht auf; das Anliegen bleibt liegen, bis jemand zurückruft.
  • Telefonanlage: verbindet und verteilt Anrufe; ein Gespräch mit der anrufenden Person führt sie nicht.
  • Telefon- oder Sekretariatsservice: Menschen nehmen ab. Beispiel einer öffentlichen Preisliste: Der Anbieter Der Telefonservice berechnet im Tarif S 24,90 € im Monat plus 1,99 € je angenommenem Anruf, zzgl. 19 % MwSt.; das Angebot richtet sich laut Preisseite ausschließlich an Gewerbetreibende.
  • KI-Telefonassistent: führt das Gespräch selbst, bucht und übergibt bei Bedarf an Menschen.

Was kostet ein KI-Telefonassistent?

Die Tabelle zeigt je Anbieter den kleinsten kostenpflichtigen Tarif, gelesen am 21.10.2026 auf der verlinkten Preisseite. Beträge in Euro, netto je Monat, sofern nicht anders angegeben. Keine Rangliste: Kein Anbieter zahlt für eine bessere Platzierung oder Bewertung.

Anbieter Kleinster kostenpflichtiger Tarif Inklusivminuten Darüber hinaus Bindung, Test
sipgate sona Starter 69,95 € (Tarif Free: 0 €) 1.000 (Free: 500) 0,12 € je Minute monatlich anpassbar; Free ohne Kreditkarte
fonio Solo 99 € bei jährlicher, 119 € bei monatlicher Abrechnung 1.000 15 € je 100 Minuten 30 Tage Geld-zurück-Garantie
Dr.wait Start 129 € 400, inkl. Durchstellminuten 0,18 € je angefangene KI-Minute, 0,05 € je angefangene Durchstellminute keine Mindestlaufzeit
Mediform MediVoice 75 € je Standort (90 € brutto) 500 0,15 € je Minute (0,18 € brutto) keine Mindestlaufzeit
Agentino Basis 49 € bei jährlicher, 59 € bei monatlicher Zahlung 100 0,35 € je Minute 14 Tage kostenlos testen
RufLab Solo 58 € bei jährlicher, 69 € bei monatlicher Zahlung 500 nicht genannt 14 Tage kostenlos testen; monatlich kündbar
Vokaro Telefon 99 € plus 290 € Einrichtung (entfällt bei Jahreszahlung) 1.000 0,15 € je Minute Mindestlaufzeit 12 Monate

Drei Beobachtungen. Erstens die Einheit: Teilt man den niedrigsten ausgewiesenen Monatspreis durch die Inklusivminuten, ergibt sich bei diesen sieben Tarifen rechnerisch rund 7 Cent (sipgate Starter) bis rund 49 Cent (Agentino Basis, jährliche Zahlung) je Minute, ohne Einrichtungsgebühren. Das sagt nichts über Qualität oder Funktionsumfang, und Minuten werden nicht überall gleich gezählt. Zweitens die Stichtage: Dr.wait hat seine Preisliste zum 01.10.2026 neu gefasst; bei sipgate gelten die sona-Tarife für alle, die ihren ersten Agenten nach dem 22.09.2026 einrichten. Drittens „kostenlos“: sipgate bietet mit Free dauerhaft 500 Minuten im Monat; andere Anbieter bieten Testphasen oder Geld-zurück-Garantien.

KI-Telefonassistent in der Arztpraxis

Hier treffen ärztliche Schweigepflicht, Datenschutz für Gesundheitsdaten und KI-Verordnung zusammen. Dieser Ratgeber fasst Quellen zusammen und ist in keinem Abschnitt, auch nicht in den häufig gestellten Fragen, medizinische Beratung oder Rechtsberatung; klären Sie die Details mit Ihrer Datenschutzbeauftragten oder Ihrem Anwalt.

  • Schweigepflicht (§ 203 StGB): Ärztinnen und Ärzte dürfen Geheimnisse gegenüber „sonstigen mitwirkenden Personen“ offenbaren, soweit das für deren Tätigkeit erforderlich ist (Abs. 3 Satz 2). Sie müssen aber dafür sorgen, dass diese zur Geheimhaltung verpflichtet werden; unterlassen sie das und offenbart die mitwirkende Person unbefugt ein Geheimnis, machen sie sich selbst strafbar (Abs. 4 Satz 2 Nr. 1). Bundesärztekammer und KBV (Stand 01.10.2025) halten fest, dass die Auftragsverarbeitung selbst keine Befugnis im Sinn des § 203 StGB begründet, und stellen klar: Schweigepflicht und Datenschutz gelten „uneingeschränkt“ auch beim Einsatz von KI.
  • Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO): Ihre Verarbeitung ist grundsätzlich untersagt; Ausnahmen gelten unter anderem für Versorgung und Behandlung bei Berufsgeheimnis (Abs. 2 Buchst. h, Abs. 3) und bei ausdrücklicher Einwilligung (Buchst. a). Nennt eine anrufende Person Beschwerden, können Gesundheitsdaten (Art. 4 Nr. 15) entstehen.
  • Auftragsverarbeitung und Hosting: Der Anbieter ist laut Datenschutzkonferenz häufig Auftragsverarbeiter; Art. 28 Abs. 3 verlangt einen Vertrag, Übermittlungen in Drittstaaten unterliegen Kapitel V DSGVO. Die Anbieterangaben unterscheiden sich: Dr.wait nennt Hosting in Frankfurt, KI-Verarbeitung über Microsoft Azure OpenAI in der EU, keine Aufzeichnung der Gespräche und eine schriftliche Verpflichtung seiner Beschäftigten nach § 203 StGB. Agentino führt in der Datenschutzerklärung Gesprächsinhalte, Aufzeichnungen und Transkripte auf, „sofern aktiviert/konfiguriert“, nach eigener Angabe „grundsätzlich“ auf Servern in der EU gespeichert. Das sind Herstellerangaben; halten Sie sie vertraglich fest.
  • Datenschutz-Folgenabschätzung: Ob sie nötig ist, hängt vom Einzelfall ab. Bundesärztekammer und KBV verweisen darauf, dass die Verarbeitung von Patientendaten durch einen einzelnen Arzt nach Erwägungsgrund 91 nicht als „umfangreich“ gilt, verlangen aber eine Prüfung im Einzelfall; die Datenschutzkonferenz hält sie bei KI-Anwendungen für „vielfach“ erforderlich.
  • Notfälle: Legen Sie fest, wie der Assistent Anrufe behandelt, die nach einem Notfall klingen, etwa durch Durchstellen oder den Hinweis auf den Notruf 112 und den Bereitschaftsdienst 116 117 (116117.de).

KI-Telefonassistent im Handwerk

Wer auf der Baustelle steht, kann kaum Anrufe annehmen. Agentino, das sich ausdrücklich an Handwerksbetriebe richtet, beschreibt auf seiner Start- und seiner Funktionsseite drei Bausteine. Erstens Erreichbarkeit per Rufumleitung in drei Varianten: nur wenn Sie nicht rangehen, immer, oder nach zehn Sekunden. Zweitens eine Terminlogik für den Außendienst mit Kalenderabgleich, Fahrzeitpuffer und einstellbarem Radius für das Einzugsgebiet. Drittens eine Notdienst-Weiterleitung, die nur in selbst gewählten Zeiten und nach Rückfrage durchstellt; laut Agentino ist sie erst ab dem Tarif Betrieb enthalten, nicht im Einstiegstarif Basis. Auch RufLab und Vokaro nennen das Handwerk als Zielgruppe.

Zwei Einschränkungen. Das sind Funktionsbeschreibungen der Anbieter; ob Ihre Fälle sauber ankommen, etwa ein „Heizung macht Geräusche“ ohne Fehlercode, zeigt nur ein Testanruf. Und zu unbeantworteten Anrufen im Handwerk kursieren Prozentzahlen; eine nachprüfbare Erhebung von dritter Seite für Deutschland haben wir bei der Recherche nicht gefunden und übernehmen keine dieser Zahlen. Agentino stützt seine veröffentlichten Auswertungen nach eigener Angabe auf 15 Betriebe und zwei Monate; aus einem einzelnen Betrieb mache man „keine Branchenwahrheit“.

Datenschutz und Transparenz

  • KI-Hinweis (Art. 50 KI-Verordnung, Verordnung (EU) 2024/1689): Seit dem 02.08.2026 müssen Anbieter sicherstellen, dass Anrufende erfahren, dass sie mit einem KI-System sprechen, außer wenn das offensichtlich ist. Die Kommission legt in ihren Leitlinien zu Art. 50 (Inhalt am 20.07.2026 gebilligt; die förmliche Annahme soll laut Kommission folgen, sobald alle Sprachfassungen vorliegen) die Ausnahme eng aus, nennt für Telefonate eine ausdrückliche gesprochene Ansage zu Beginn als geeignete Technik und hält unklare Signale wie die bloße Bezeichnung „Assistent“ allein nicht für ausreichend.
  • Aufzeichnung: Nach § 201 StGB ist die unbefugte Aufnahme des nichtöffentlich gesprochenen Wortes strafbar. Die Datenschutzkonferenz hält die Aufzeichnung von Telefongesprächen in aller Regel nur mit aktiver Einwilligung des Gesprächspartners für zulässig; Widerspruchslösungen genügen nicht. Fragen Sie, ob Audio gespeichert wird und wie lange.
  • Information: Art. 13 DSGVO verlangt bei der Erhebung unter anderem Angaben zu Zwecken, Rechtsgrundlage und Empfängern; Bundesärztekammer und KBV zählen dazu auch Auftragsverarbeiter.
  • Aufsicht und Bußgeld: Marktüberwachungsbehörde ist in Deutschland grundsätzlich die Bundesnetzagentur (KI-MIG, seit 29.07.2026). Verstöße gegen Art. 50 können mit bis zu 15 Mio. € oder 3 % des weltweiten Jahresumsatzes geahndet werden (der höhere Betrag), bei KMU und, seit der Digital-Omnibus-Verordnung (EU) 2026/1744, auch bei kleinen Midcap-Unternehmen mit dem niedrigeren (Art. 99 Abs. 4, 6 und 6a).

So wählen Sie aus

  • Gesamtpreis prüfen: Was zählt als Minute, gelten Durchstellminuten, was kosten Überschreitung, Einrichtung und Bindung?
  • Mit eigenen Fällen testen: Akzente, Nebengeräusche, Namen und Zahlen gehören laut OpenAI zu den Testpunkten für Sprachagenten. Unser Vorgehen: Testmethodik.
  • Übergabe klären: Wann, wohin und mit welcher Zusammenfassung wird an Menschen übergeben?
  • Anbindung prüfen: Kalender oder Praxissoftware (Dr.wait nennt etwa tomedo und T2med), bei sipgate ab Starter Live-Anbindung per MCP und API.
  • Verträge sichern: Auftragsverarbeitungsvertrag, bei Praxen Verpflichtung nach § 203 Abs. 4 StGB, Unterauftragnehmer, Hosting, Löschfristen.
  • Ausstieg planen: Kündigungsfrist und Datenexport. Weitere Kostenposten beschreibt Die Kosten eines Voicebots, die keine Preisliste zeigt.

Häufig gestellte Fragen

Gibt es einen kostenlosen KI-Telefonassistenten?

Ja, mit Einschränkungen: sipgate bietet im Tarif Free dauerhaft 500 Gesprächsminuten im Monat ohne Kreditkarte (darüber 0,12 € je Minute, ein gleichzeitiger Anruf, eine Sprache). Andere Anbieter bieten befristete Tests von 14 Tagen (RufLab, Agentino) oder Geld-zurück-Garantien von 30 Tagen (fonio, Vokaro).

Muss ich Anrufende darüber informieren, dass sie mit einer KI sprechen?

Die Pflicht trifft nach Art. 50 Abs. 1 der KI-Verordnung den Anbieter des Systems, der es so gestalten muss, dass Anrufende die KI erkennen, außer wenn das offensichtlich ist; wer ein System selbst entwickelt und unter eigenem Namen einsetzt, kann nach den Leitlinien der Kommission (Inhalt am 20.07.2026 als Entwurf gebilligt) selbst Anbieter sein. Prüfen Sie die Begrüßung Ihres Assistenten dennoch: Für Telefonate nennt die Kommission eine ausdrückliche gesprochene Ansage als geeignete Technik.

Was muss eine Arztpraxis vor dem Einsatz klären?

Mindestens: Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO), Verpflichtung der Mitarbeitenden des Anbieters zur Geheimhaltung (§ 203 Abs. 4 StGB), Rechtsgrundlage für Gesundheitsdaten (Art. 9), Information der Patientinnen und Patienten und im Einzelfall eine Datenschutz-Folgenabschätzung.

Ersetzt ein KI-Telefonassistent das Team am Empfang?

Die gelesenen Anbieterseiten beschreiben ihn als Entlastung für Routine wie Termine, Auskünfte und Rezeptwünsche und sehen die Übergabe an Menschen vor. Belege für Personaleinsparungen haben wir nicht gefunden.

Wie schnell ist ein KI-Telefonassistent einsatzbereit?

Anbieter nennen kurze Zeiten: Agentino „In 5 Minuten startklar“, Vokaro „In der Regel innerhalb einer Woche startklar“. Das sind Herstellerangaben; planen Sie für Anbindung und Testanrufe zusätzliche Zeit ein.

Kurz gefasst

Ein KI-Telefonassistent nimmt Anrufe an, erfasst das Anliegen und bucht Termine oder übergibt an Menschen. Die öffentlichen Preise unterscheiden sich stärker in Einheit, Inklusivminuten und Bindung als im Monatsbetrag; von den sieben Anbietern der Tabelle nennt nur sipgate einen dauerhaft kostenlosen Tarif (Free, 500 Minuten). In der Arztpraxis kommen Schweigepflicht und Gesundheitsdatenschutz hinzu, im Handwerk entscheidet die Terminlogik. Seit dem 02.08.2026 muss der Anbieter dafür sorgen, dass Anrufende die KI erkennen. Wenn Sie ein Projekt prüfen, sprechen Sie uns an.

Quellen

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